Dies ist eine der wichtigsten Kostenstellen in Organisationen, obwohl sie in keiner Bilanz sichtbar ist. Die Verschwendung von Personalressourcen, die sich aus der Ineffizienz der Organisation ergibt, ist oft höher als alle anderen Ausgaben.
Diese Kosten sind nicht einfach zu quantifizieren, da Organisationen komplexe Systeme sind: Es ist nicht einfach, die Beziehung zwischen Ursache und Wirkung zu finden. In diesem Artikel betrachten wir einige potenzielle Kosten und versuchen diese abzuschätzen, um unsere Anstrengungen für die Organisationsentwicklung besser priorisieren zu können.
Kosten von Konflikten
Teamkonflikte sind zwischenmenschliche Probleme, die zwischen zwei oder mehreren Mitgliedern desselben Projektteams auftreten. Konflikte sind ein Teamkiller und beeinträchtigen die Produktivität. Wie angegeben im Human Capital Report, beträgt der durchschnittliche Zeitaufwand der Mitarbeiter für die Lösung von Konflikten durchschnittlich 2,8 Stunden pro Mitarbeiter und Woche. So werden etwa 7% unserer produktiven Zeit für unerwünschte Gespräche mit Kollegen aufgewendet.
Konflikte wirken sich auch auf die Mitarbeiterfluktuation aus, die laut einer Artikel des Gallup-Instituts, die laut eines Artikels des Gallup-Instituts das halbe bis 2-fache des Jahresgehalts des Mitarbeiters kostet.
Konflikte sind Teil normaler menschlicher Interaktionen und aus ihnen entstehen Lösungen. Viele von ihnen können jedoch vermieden oder schneller gelöst werden, dank einer Kultur des Vertrauens und der Offenheit in der Organisation.
Kosten des Kontextwechsels
Aus der Perspektive der Teamarbeit ist Kontextwechsel der Vorgang, bei dem die Arbeit in einem Projekt unterbrochen und wieder aufgenommen wird, nachdem eine andere Aufgabe in einem anderen Projekt ausgeführt wurde. Der Wechsel von einer Aufgabe zu einer anderen erfordert Anstrengung, um den neuen Kontext zu verstehen und sich neu zu konzentrieren.
Laut Führungsstratege Curst Steinhorst in diesem Artikel von Forbes, belaufen sich die Kosten für Multitasking im Durchschnitt auf etwa 2 Stunden eines Mitarbeitertages. Ein weiterer Artikel von Psychology Today weist darauf hin, dass der Kontextwechsel jeden Tag bis zu 40% Ihrer Produktivität kostet.
Kontextwechsel ist die Folge mangelnder Fokussierung auf allen Ebenen der Organisation. Dies kann durch eine strikte Priorisierung der Ziele und Reduzierung der Anzahl der laufenden Aufgaben gelöst werden.
Kosten für schlechte Entscheidungsfindung
Dies ist der am schwierigsten zu quantifizierende Faktor. Manche Entscheidungen in einem Unternehmen haben dramatische Auswirkungen, wie z.B. der Verlust von 30 Milliarden Euro im Dieselgate bei VW. Weitere Beispiele für Fehlentscheidungen wären zum Beispiel eine falsche Personalbesetzung, ein schlechtes Produktdesign oder eine falsche Marketingstrategie.
Entsprechend einer Studie von Gartner, schlechte Entscheidungsfindung kostet Unternehmen mehr als 3% des Gewinns. Im einer weiteren Studie von McKinsey, 72% der Führungskräfte geben an, dass schlechte Entscheidungen in ihrem Unternehmen genauso häufig sind wie gute. Wenn wir konservativ davon ausgehen, dass eine falsche Entscheidung zu 20% Verlust an Ressourcen führt, dann kostet sie 10% der gesamten Personalkapazität.
Eine Fehlentscheidung ist andererseits eine Lernchance für die Organisation. Das ist manchmal besser als gar keine Entscheidung. Dysfunktionale Organisationen sind jedoch in ihrem Entscheidungsprozess nicht effektiv und wiederholen Fehler. Agile Organisationen sind in der Lage, kollektive Intelligenz zu nutzen, um schnellere und bessere Entscheidungen zu treffen.
Kosten für unproduktive Meetings
Entsprechend dieser Umfrage von Atlassian, verschwenden durchschnittliche Arbeitnehmer 31 Stunden pro Monat mit unproduktiven Besprechungen.
Besprechungen sind wie Reagenzgläser, die die Unternehmenskultur enthalten. Viele der zuvor erwähnten Dysfunktionen sind dort sichtbar: Konflikte, mangelnde Konzentration auf die Ziele, Schwierigkeiten bei der Entscheidungsfindung. Aus diesem Grund bilden viele Unternehmen Moderatoren aus, um Meetings effektiver zu gestalten, und messen die Rendite der investierten Zeit aus jedem Meeting (ROTI). Wenn wir konservativ schätzen, dass 50% eines Teilnehmers in einer unproduktiven Sitzung verschwendet werden, dann entsprechen die Kosten unproduktiver Sitzungen 4 Stunden pro Woche und Mitarbeiter.
Kosten für das Desengagement von Mitarbeitern
Laut einer Gallup-Umfrage aus dem Jahr 2020 kosten unmotivierte Mitarbeiter die US-Unternehmen jährlich schätzungsweise $450 bis $550 Mrd. Euro an Produktivitätsverlusten. Darüber hinaus ziehen unzufriedene Arbeitnehmer mit 21% höherer Wahrscheinlichkeit einen Arbeitsplatzwechsel in Betracht, was zu einer höheren Fluktuationsrate führt, die für Unternehmen erhebliche Kosten verursachen kann. Die Kosten der Fluktuation variieren je nach Branche und Funktion, können aber zwischen 16% und 213% des Jahresgehalts eines Mitarbeiters betragen, einschließlich der Kosten für Einstellung, Einarbeitung und Schulung. Darüber hinaus können sich unzufriedene Mitarbeiter auch negativ auf die Kundenzufriedenheit und den Ruf des Unternehmens auswirken, was die finanziellen Folgen noch verschärft.
Wenn wir die gleiche Berechnungslogik anwenden wie in dieser Artikelkönnen wir schätzen, dass die Kosten für die Entlassung von Mitarbeitern etwa 6% der gesamten Personalkosten ausmachen.
Zusammenfassung
Fassen wir die Schätzungen der Experten zusammen, wird in Organisationen durchschnittlich mehr als die Hälfte der Arbeitszeit verschwendet!
| Kosten | Stunden pro Mitarbeiter pro Woche | Belegschaft (%) |
| Konflikte | 2.8 | 7% |
| Kontextwechsel | 10 | 25% |
| Schlechte Entscheidungsfindung | 4 | 10% |
| Unproduktive Meetings (Konflikte abgezogen) | 4 | 10% |
| Unmotivierte Mitarbeiter | 2.4 | 6% |
| GESAMT | 21.3 | 58% |
Die vollständige Beseitigung von Zeitverschwendung in Organisationen ist unmöglich und kontraproduktiv. Konflikte gehören zu gesunden sozialen Interaktionen, Flexibilität erfordert einen gewissen Kontextwechsel und falsche Entscheidungen sind auch Lernchancen. Aber stellen Sie sich vor, was die Unternehmen erreichen würden, wenn sie nur die Hälfte dieser versteckten Kosten einsparen könnten? Diese dramatischen Zahlen sollten Unternehmen dazu anspornen, die Organisationsentwicklung ganz oben auf ihre Prioritätenliste zu setzen.
Geschäftsfoto erstellt von Rawpixel – www.freepik.com