Die Agile Retrospektive ist das zentrale Werkzeug der agilen Teams die das Lernen und die kontinuierliche Verbesserung beschleunigt. In diesem Blog-Beitrag erörtern wir, wie man agile Retrospektiven am besten einsetzt, um den Teamerfolg zu steigern, und bieten nützliche Ressourcen und Tipps von erfahrenen Experten. Lernen Sie, wie man Retrospektiven meistert!
Die Bedeutung von agilen Retrospektiven
Definition und Zweck von agilen Retrospektiven
Eine Agile Retrospektive ist ein Treffen, bei dem die Lehren aus einem bestimmten Zeitraum erörtert und Verbesserungsmaßnahmen festgelegt werden. Auch wenn sich das Wort "Retrospektive" auf die Vergangenheit bezieht, ist die Schwerpunkt ist die Zukunft: Was kann in Zukunft verbessert werden, um unsere Arbeit noch effektiver zu gestalten? Darüber hinaus können die Teams proaktive Schritte unternehmen, um Risiken anzugehen, bevor sie zu ernsthaften Problemen werden. Manche Leute bevorzugen daher das Wort "Foretro“.
Ein Meister der Retrospektive werden 🏅💪
Eine effektive Retrospektive zu leiten ist eine hohe Kunst. Es braucht soziale Kompetenz, um Emotionen im Gespräch aufzuspüren, jeden an der Sitzung teilhaben zu lassen und die Teilnehmer wieder auf das Ergebnis zu konzentrieren.
Ihre erste Retrospektive kann frustrierend sein, da Sie in der 2-stündigen Sitzung vielleicht keine einzige Einigung erzielen. Das Ergebnis von Retrospektiven sind nicht nur Maßnahmen, sondern auch Lernen und Teambildung.
Ein effektiver Retro-Moderator kann das Tempo der Retro-Sitzung bestimmen. Er muss kontinuierlich Input vom Team erhalten: Haben wir dieses Thema schon besprochen, oder sollten wir weitermachen?
Nachdem Sie viele Retrospektiven durchgeführt haben, werden Sie als Moderator und als Team lernen, schneller zu Lösungen und Zusagen des Teams zu gelangen. Retrospektiven sind ein sehr strukturiertes Besprechungsformat, das erfordert monatelange Erfahrung um damit zu beginnen, effektiv zu arbeiten.
Zum Schmied wird man durch das Schmieden; man lernt aber auch sehr schnell, indem man als Beobachter bei einem erfahrenen, flinken Meister einsteigt.
Vorteile von agilen Retrospektiven
Agile Retrospektiven sind wie das Schärfen einer Axt 🪓.
Stellen Sie sich einen Holzfäller vor, der in einem Wald mit einer Axt Bäume fällen soll. Während der Holzfäller arbeitet, wird die Axt durch die wiederholten Schläge gegen die Bäume stumpf. Wenn der Holzfäller weiterhin eine stumpfe Axt benutzt, wird seine Effizienz und Effektivität beim Fällen der Bäume mit der Zeit abnehmen. Der Prozess wird langsamer und arbeitsintensiver.
Am Ende jeder Retrospektive ist das Team ein bisschen besser: Probleme werden gelöst, die Kommunikation wird verbessert, und die Mitarbeiter sind engagierter und verantwortungsbewusster.
Agile Retrospektiven sind wie Zähneputzen 🪥
Stellen Sie sich vor, Sie sind eine Person, die sich täglich die Zähne putzt. Sie wissen, dass regelmäßiges Zähneputzen Zahnproblemen vorbeugt und Ihre Mundhygiene aufrechterhält. Sie warten nicht, bis ein größeres Zahnproblem auftritt, bevor Sie mit dem Zähneputzen beginnen. Stattdessen führen Sie diese kleine Tätigkeit jeden Tag aus, um größere Probleme zu vermeiden.
Probleme sind wie Karies: Sie sind in der Regel nicht sichtbar, auch wenn man sie genau untersucht. So wie man sich um seine Zähne kümmert, bevor sie anfangen zu schmerzen, arbeiten agile Teams proaktiv, um Probleme zu erkennen und zu lösen, bevor sie den Arbeitsfortschritt oder die Moral des Teams beeinträchtigen.
Den Elefanten im Raum sichtbar machen 🐘
Der Elefant steht für ein Problem, über das man nicht sprechen möchte, weil es zu persönlich, peinlich oder kontrovers ist. Stellen Sie sich vor, ein großer Elefant sitzt in der Mitte eines Raumes, in dem eine Gruppe von Menschen versammelt ist. Trotz der offensichtlichen Anwesenheit des Elefanten erwähnt ihn niemand. Die Anwesenheit des Elefanten ist jedoch so bedeutsam, dass sie die Dynamik des Raumes und die stattfindenden Unterhaltungen beeinflusst. Je größer der Elefant ist, desto schwieriger ist es, über ihn zu sprechen.
Indem das Team den Elefanten anerkennt und offen darüber spricht, kann es nach Lösungen suchen und Problemen vorbeugen, die zu einer Entmischung des Teams führen könnten.
Wann sollte man agile Retrospektiven durchführen?
Häufige Retrospektiven sind für junge Teams sehr wichtig, da sie sich noch in der Aufbauphase befinden und Konflikte sehr schnell gelöst werden müssen. In den ersten Wochen des Teamlebens habe ich eine wöchentliche Retrospektive durchgeführt.
Das Lernen im Team sollte kontinuierlich sein. Wenn Sie eine Retrospektive über verschiedene Zeiträume durchführen, erhalten Sie unterschiedliche Perspektiven. Hier sind einige Beispiele für Retrospektiven:
- Ad-hoc-Retro
Einige Scrum Master beschließen, am Ende einer täglichen Besprechung eine 15-minütige Nachbesprechung anzusetzen, falls Probleme schnell behandelt werden müssen. - Ein Retro am Ende eines Tages
Sie können das Retro-Format am Ende eines Workshops verwenden, um zu analysieren, was für den nächsten Tag verbessert werden kann. - Eine wiederkehrende Retro
Im Scrum Framework werden Retrospektiven am Ende eines Sprints abgehalten, also im Allgemeinen nach zwei Wochen. Dies ist im Allgemeinen eine gute Frequenz. - Am Ende einer Produktfreigabe
Die Freigabe eines Produkts für den Kunden kann eine gute Gelegenheit sein, darüber zu sprechen, was gut und was schlecht gelaufen ist. - Vierteljährlich retro
In der vierteljährlichen Retro können Sie taktische Themen wie die Überprüfung der OKRs (objective key results) ansprechen. - Jährlich retro
Das Jahresende ist in der Regel eine gute Gelegenheit, die wichtigsten Ereignisse des vergangenen Jahres Revue passieren zu lassen und über die strategischen Ziele für das kommende Jahr zu sprechen.
Durchführung einer agilen Retrospektive
Das gängigste Format für eine agile Retrospektive folgt einer Reihe von Schritten, die oft als "Fünf-Schritte-Retrospektive" bezeichnet werden, wie sie von Norm Kerth in seinem Buch "Project Retrospectives" beschrieben werden: Ein Handbuch für Teambesprechungen".
1. Die Bühne bereiten
Die Wahl des richtigen Ortes und der richtigen Zeit
Beginnen Sie die Retrospektive, indem Sie eine angenehme und offene Atmosphäre schaffen. Wählen Sie einen Zeitpunkt, an dem das Team ausreichend Energie hat, vorzugsweise am Morgen oder zu Beginn des Nachmittags. Die Dauer der Retrospektive kann zwischen 15 und 120 Minuten variieren, 90 Minuten sind der Durchschnitt. Meiner Erfahrung nach brauchen junge Teams die 120 Minuten, erfahrene Teams brauchen nur alle zwei Wochen eine Stunde.
Wenn Sie im Büro sind, wählen Sie einen anderen Besprechungsraum als das Team gewohnt ist. Der Grund dafür liegt in unserem Reptiliengehirn: Neue Orte versetzen Menschen in einen neuen emotionalen Zustand.
Werkzeuge
Wenn Sie eine Fernbesprechung abhalten, stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer ihre Webcams aktivieren. Das ist sehr wichtig, um die Energie und die Emotionen der Teilnehmer zu überprüfen.
Für hybride oder Remote-Meetings können Sie ein Whiteboard-Tool wie Microsoft Whiteboard, Miro oder Mural verwenden. Werfen Sie auch einen Blick auf das Retro-Feature in teammeter, mit dem Ihre agile Retrospektive mehr Spaß macht und effektiver wird.
Aufwärmübungen
Mit einem kleinen Eisbrecher oder einem Spiel können Sie sich aufwärmen, um die Stimmung zu lockern und die Kreativität während der Sitzung zu fördern. Hier sind drei beliebte Spiele für Retrospektiven:
Eisbrecher
Typische "Eisbrecher"-Fragen lassen die Teilnehmer einander besser kennenlernen, um das Vertrauen zu stärken. Planen Sie pro Teilnehmer 2 Minuten für die Vorbereitung ihrer Antwort ein.
Beispiele für Eisbrecherfragen:
- Wenn Sie eine Superkraft haben könnten, welche wäre das?
- Was ist die beste Reise, die Sie je gemacht haben?
- Was war Ihr (erster Studenten-)Job?
Schwarze Geschichte
Ein sehr schönes Spiel zur Eröffnung einer Retrospektive ist "Black Stories". Es handelt sich um eine Reihe von Rätseln, die das Team durch Fragen an den Moderator lösen muss. Das Team muss im Allgemeinen über den Tellerrand schauen, um die richtige Antwort zu finden. Planen Sie 15 Minuten für dieses Spiel ein.
Emotionskartierung
Auf der Emotionskarte wählt jeder Teilnehmer ein Bild aus, das seinem Gefühlszustand entspricht. Es gibt einige Varianten:
- Bild, das die Gesichter von Menschen oder Monstern in allen möglichen Emotionen zeigt.
- Figuren in verschiedenen emotionalen Zuständen, die auf einem Baum platziert sind.
- Eine Karte, die ständig visuelle Metaphern wie "Tal der Tränen", "Kletterwand" oder "Kraftquelle" enthält.
Geben Sie jedem Teilnehmer mindestens 2 Minuten Zeit, um seinen emotionalen Zustand in Verbindung mit dem Bild zu beschreiben.
Regeln für die agile Retrospektive
Erinnern Sie das Team zu Beginn der Sitzung an den Zweck der Retrospektive und an die Bedeutung der kontinuierlichen Verbesserung. Stellen Sie die Regeln für eine effektive Retrospektive vor:
- Die Oberste Direktive aus dem Buch von Norman Kerth: "Unabhängig davon, was wir herausfinden, verstehen wir und glauben wirklich, dass jeder das Beste getan hat, was er angesichts des damaligen Wissensstandes, seiner Fähigkeiten und Fertigkeiten, der verfügbaren Ressourcen und der gegebenen Situation tun konnte."
- "Was in Vegas passiert, bleibt in Vegas" (Vertraulichkeit)
Wenn das Team neu ist, füge ich einige Regeln zur Offenheit hinzu, um die Qualität der Diskussionen zu verbessern:
- "Jede Perspektive ist gültig"
- "Verstehen statt rechtfertigen"
- "Verlassen Sie den Raum nicht, bevor Sie gesagt haben, was Sie sagen wollten.
Fragen Sie alle Teilnehmer, ob sie Fragen haben und ob sie mit diesen Regeln einverstanden sind, bevor Sie mit der Retro beginnen.
2. Daten sammeln
Ziel dieses Schrittes ist es, Informationen über den Sprint oder die Iteration zu sammeln. Dazu können Metriken, Daten, Feedback und Beobachtungen gehören. Tauschen Sie Metriken für Qualität, Leistung und Kundenfeedback aus, um sicherzustellen, dass das Team auf der Grundlage einer gemeinsamen Faktenbasis arbeitet.
Health Check
Es ist auch der richtige Zeitpunkt für einen Gesundheitscheck, bei dem verschiedene Aspekte der Arbeit anhand von vordefinierten Fragen oder Aussagen bewertet werden. Jeder Aspekt wird bewertet, und das Team bespricht die Ergebnisse, um Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln. Auf diese Weise können Teams ihre Gesamtleistung, Zusammenarbeit und Zufriedenheit bewerten.
Ein beliebter Health-Check ist der Spotify Health Check mit 11 Fragen. Da es für das Team langweilig sein kann, jedes Mal die gleichen Fragen zu beantworten, wählt unser Agile Health Check automatisch Fragen aus einer Liste von 50 Exzellenzkriterien aus.
Auswahl einer Retro-Vorlage
Retro-Schablonen sind eine große Hilfe, da sie Fragen enthalten, die die Diskussion über vordefinierte Themen, die so genannten Retro-Dimensionen, erleichtern.
Die beliebtesten Vorlagen sind:
- Start-Stopp-Fortsetzung: Mit dieser einfachen Vorlage werden die Teammitglieder aufgefordert, Dinge zu identifizieren, die sie in ihrem agilen Prozess beginnen, aufhören und fortsetzen möchten.
- Glad, Mad, Sad: Die Teammitglieder drücken aus, was sie während des Sprints froh, traurig oder wütend gemacht hat. Dies hilft, sowohl positive als auch negative Aspekte der Iteration zu identifizieren.
- 4Ls - Liked, Learned, Lacked, Longed for: Die Teilnehmer teilen mit, was ihnen gefallen hat, was sie gelernt haben, was ihnen gefehlt hat und wonach sie sich während des Sprints gesehnt haben.
- Segelboot: In dieser metaphorischen Vorlage stellt sich das Team seine Reise wie ein Segelboot vor. Der Wind steht für die treibenden Kräfte (positive Aspekte), die Anker für die Hindernisse (negative Aspekte). Sie diskutieren darüber, wie sie die Anker reduzieren und mehr Wind einfangen können.
Bitten Sie jedes Mitglied, die Karten in jeder Dimension anonym zu schreiben, um einen Ankereffekt zu vermeiden. Begrenzen Sie die Anzahl der Karten pro Teilnehmer, z.B. 2 Karten pro Dimension, damit die Teilnehmer über ihre wichtigsten Themen nachdenken können und nicht zu viele Themen zur Abstimmung stehen.
3. Einblicke generieren
In diesem Schritt analysiert das Team die gesammelten Daten und identifiziert Muster, Trends und verbesserungswürdige Bereiche.
Wenn Sie das wichtigste Thema ausgewählt haben, müssen Sie entscheiden, ob eine tiefergehende Analyse erforderlich ist.
Bei komplizierten Themen, wie z. B. technischen Themen, kann es erforderlich sein, eine 5-Whys-Analyse durchzuführen. Dabei handelt es sich um eine Problemlösungstechnik, bei der wiederholt die Frage nach dem "Warum" gestellt wird, um die Grundursache eines Problems zu ermitteln. Indem man iterativ tiefer in die Gründe für ein Problem eindringt, hilft sie, die grundlegende Ursache aufzudecken und ermöglicht effektive Lösungen.
Die Analyse kann auf einer Karte dargestellt werden Fishbone-Diagramm die die Problemursachen gruppiert nach Dimensionen wie Menschen, Methoden oder Hardware darstellt.
Wenn das Problem zu komplex ist, gibt es keine klare Beziehung zwischen Ursache und Wirkung, und eine Ursachenanalyse würde zu viel Zeit in Anspruch nehmen. Außerdem, das Schüren von Problemen verringert die Energie des Teams. In diesem Fall gehen Sie weiter zum Lösungsraum. Komplexe Probleme lassen sich lösen, indem man kleine Experimente durchführt und daraus lernt.
4. Entscheiden, was zu tun ist
In dieser Phase nehmen Sie sich jedes priorisierte Thema vor und entscheiden, welche Maßnahme in der nächsten Iteration durchgeführt werden soll. Planen Sie für jedes zu besprechende Thema 15 bis 20 Minuten ein.
- Aufforderung an das Team zum Brainstorming von Aktionsvorschlägen
- Gruppieren Sie ähnliche Aktionen und bitten Sie die Teilnehmer, für die Aktionen zu stimmen, die sie gerne diskutieren möchten.
- Stimmen Sie für die Maßnahmen, die die größten Auswirkungen auf das Team haben werden.
- Verfeinern Sie die Maßnahmen, um sie entsprechend dem SMART-Rahmen spezifisch genug zu machen.
- Bewerten Sie die Wahrscheinlichkeit, dass die Maßnahme durchgeführt wird, mit 1 bis 5. Wenn sie niedriger als 4 ist, fordern Sie das Team auf, sie zu verbessern.
Wenn die Maßnahmen nicht regelmäßig überprüft werden, ist die Wahrscheinlichkeit gering, dass sie umgesetzt werden, da das Team im Allgemeinen mit der Arbeit beschäftigt ist. Beginnen Sie das nächste Retro mit der Überprüfung der zuletzt beschlossenen Maßnahmen. Erstens erinnert es das Team daran, was das Ergebnis der Nachbesprechung ist. Zweitens kann eine mangelhafte Umsetzung von Maßnahmen ein weiteres Thema sein, das in der Nachbesprechung diskutiert werden sollte.
5. Schließen Sie die Retrospektive
Die Retrospektive wird, wie Sie sich schon denken können, durch eine Retrospektive abgeschlossen😁. Planen Sie 10 Minuten ein, um die Retrospektive zusammenzufassen und über den Retrospektivprozess selbst nachzudenken. Führen Sie eine ROTI-Umfrage (Return On Time Invested) durch und sammeln Sie Feedback dazu, wie die Retrospektive für die Zukunft verbessert werden kann.
Messen Sie den Erfolg meines Rückzugs nicht an der Anzahl der Aktionen, die das Team beschlossen hatte. Konzentrieren Sie sich auf das wichtigste Thema und entscheiden Sie sich für 2 oder 3 gute Maßnahmen, die für das Team wirklich den Unterschied ausmachen.
Machen Sie sich keine Sorgen, wenn das Feedback nicht so gut ausfällt wie erwartet. Eine erfolgreiche Retrospektive hängt nicht nur von der Leistung des Moderators ab, sondern vom gesamten Team. Das Team wird gemeinsam mit Ihnen lernen, wie man die Qualität der Gespräche und der Ergebnisse verbessern kann. Der Erfolg der Retrospektiven ist in der Tat ein guter Indikator für die Gesamtleistung des Teams.
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